Behandling av personuppgifter
När du står i vår bostadskö, hyr av oss och en tid efter att ditt hyresavtal med oss har upphört så behandlar vi dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR). För Mariehus är det viktigt att du känner dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter/företagsuppgifter på ett säkert och lagligt sätt.
Personuppgiftsansvarig
Mariehus AB, Österlånggatan 15, 542 30 Mariestad, med organisationsnummer 556416-9323 är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.
Kontakt
Om du har frågor om vår behandling av personuppgifter kan du vända dig till vårt dataskyddsombud:
- E-post: Personuppgift Mariehus
- Telefon: 0501-686 00
- Brev: Mariehus AB, Att: Dataskyddsombud, Box 119, 542 22 Mariestad
Vad är en personuppgift?
En personuppgift är all information som kan kopplas till dig som enskild individ, till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer,e-postadress, lägenhetsnummer, kundnummer eller IP-adress.
När du ställer dig i vår bostadskö
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera ditt konto och köregistrering. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna behövs för att kunna administrera kötid, ta emot intresseanmälningar och erbjuda bostad. Uppgifterna kan komma att användas för marknads- och kundanalyser, marknadsföringsändamål, uppföljning och utveckling av Mariehus ABs tjänster. Om du inte önskar stå kvar i bostadskön kan du begära att vi rensar bort dina köpoäng och ditt konto med personuppgifter.
När du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi kan komma att ta en kreditypplysning, hämta uppgifter om betalningsanmärkningar och skulder hos Kronofogdemyndigheten. vi behandlar anställningsintyg, andra intyg om din inkomst och uppgifter från referenspersoner, till exempel tidigare hyresvärd, som du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.
Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Uppgifter från myndigheter, eller om betalningsanmärkningar som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst, sparas inte efter att du tecknat eller blivit nekad ett avtal. Andra intyg och kontaktuppgifter som du lämnat på Mina sidor kan du själv ta bort eller ändra. Har du inget hyresförhållande med oss och inte är aktiv som bostadssökande så raderas uppgifterna automatiskt efter 12 månader.
Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av vatten, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.
Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband, el eller elnät, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Vissa av uppgifterna sparas under hela hyresförhållandet. Uppgifter om hyresfrågor, störningar eller liknande raderas efter två år.
När hyresförhållandet är slut
Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara en tid därefter. Till exempel måste vi spara hyresavtalet i minst två år. Vi sparar också dina personuppgifter och hyresavtalet så länge det finns oreglerade skulder till oss. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.
Personuppgifter och elektroniska nycklar
I många av våra fastigheter använder vi oss av så kallade elektroniska nycklar (även kallade “tags” eller brickor). I det elektroniska nyckelhanteringssystemet lagras dina passager/dörröppningar för tekniskt underhåll, felsökning och bokningsloggar från tvättstugan och lokaler i 90 dagar. Dessa händelser är en form av personuppgifter.
Ändamålen med behandlingen av personuppgifterna är att du ska kunna öppna de dörrar du behöver i ditt bostadområde samt boka tid i tvättstugan. Vi lägger också in namn på porttavlan/porttelefonen (telefonnummer visas inte). Vill du inte att ditt namn ska synas i porttavlan/porttelefonen meddelar du oss det. När du flyttar från din lägenhet raderas dina personuppgifter ur det elektroniska nyckelhanteringssystemet. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till Polisen vid en eventuell brottsutredning.
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsbolag
Mariehus AB är ett kommunalt bostadsbolag vilket innebär att vi omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar.
Dina rättigheter
Du har rätt att en gång per år få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Begäran ska göras skriftligen, vara undertecknad av dig samt innehålla ditt namn och personnummer.
Begäran skickas till Mariehus AB, Att: Dataskyddsombud, Box 119, 542 22 Mariestad eller via e-post till Personuppgift Mariehus.
Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).
Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.